（一）综合协调办公室。以市政府办公厅、市科技局为主，市委接待处、市公安局、市文化局、市外办等部门参加，负责综合协调新材料论坛的各项重大活动、开幕式的组织筹备、期间市区氛围营造等。
（二）新材料论坛工作部。市科技局负责，主要组织好“国际新材料技术论坛”系列活动及相关工作。
（三）宣传文艺工作部。市委宣传部负责新材料论坛新闻发布及会前、会中、会后的宣传报道工作；负责中外记者的邀请、接待、发稿（片）协调工作。市文化局负责新材料论坛期间文艺晚会的筹备演出工作。
（四）会务接待工作部。以市委接待处、市科技局为主，市公安局、市卫生局、市外办等部门参加，负责上级领导和中外来宾的邀请、接待工作；负责新材料论坛期间的安全保卫、消防等工作；负责新材料论坛期间的卫生防疫等工作。
（五）市容整顿工作部。以张店区政府、高新区管委会、市建委、市城市管理行政执法局为主，市规划局、市交通局、市环保局等部门和单位参加，负责新材料论坛期间城市道路、交通、市容市貌和主要活动场所周边环境的整治工作。
五、主要筹备工作及进度安排
（一）制订落实分项活动方案。综合协调办公室及各分项活动的负责部门要围绕本方案，在7月20日前高质量地完成各分项活动的实施方案，做到主题突出，措施配套，操作性强，争取最佳效果。
（二）上级领导、中外来宾的邀请工作。本着注重实效、统一协调、分别邀请的原则，有邀请任务的部门或单位提出建议名单，由综合协调办公室审核后再发邀请函。
（三）新材料论坛视觉形象设计及宣传工作。聘请专家对新材料论坛活动进行精心策划，做好标志、标语等视觉形象设计，做到会前、会中、会后环环相扣，重点突出，内外结合，有序进行，确保预期宣传效果。
（四）会刊编制。本着提升社会文化品位、维护论坛暨院士行对外宣传形象的原则，由综合协调办公室负责编制，有关部门要认真配合，大力协作，确保会刊质量。
（五）工作进度。7月中旬，确定新材料论坛方案，成立筹委会；与国家及省各主办单位搞好衔接；着手进行上级领导、中外来宾的邀请工作。
7月份，召开动员会；确定分项活动方案。
8月份以后，各工作部按照分项活动方案组织实施。
9月6日，新材料论坛开幕。
9月9日，新材料论坛结束。
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